Zertifikate
Zertifikate können auf Kursebene oder auf Lernobjekt-Ebene, z.B. für Veranstaltungen oder Wissenstests eingesetzt werden. Wenn ein Benutzer einen Kurs oder ein Lernobjekt mit einem verknüpften Zertifikat erfolgreich absolviert, so wird dem Benutzer eine Zertifizierung ausgestellt. Wenn die Zertifizierung ausläuft, erhält derjenige Benutzer eine Erinnerung als E-Mail x Monate vor Ablauf.
Dem Mitarbeiter wird mit einem Zertifikat die erfolgreiche Teilnahme an einer Schulungsmaßnahme bestätigt. Das Zertifikat steht üblicherweise am Ende eines Lernpfads und wird mit der erfolgreichen Durchführung eines Wissenstests ausgestellt. Es kann in seiner Gültigkeit zeitlich begrenzt werden. Mit Hilfe einer Zertifikatsvorlage kann das Zertifikat für jeden Benutzer individuell erstellt und auf Wunsch ausgedruckt werden, außerdem haben Sie die Möglichkeit Nummernkreise zu vergeben. Über die Berichtsfunktionen erhalten Sie Auskunft über erworbene Zertifizierungen.
In der Übersicht (Ressourcen → Zertifikate) sehen Sie alle bereits erstellen Zertifikate im ausgewählten Mandanten, aufgelistet nach Titel, Anbieter, Besitzer, Erstellungs- und Änderungsdatum. Auf der linken Seite können Sie mittels Filter die Übersicht nach Titel und Sprache einschränken.
Innerhalb der Massenbearbeitungsfunktionen stehen Ihnen die Funktionen Kopieren,Verschieben, Löschen, Besitzer wechseln, Ersetzen und Exportieren zur Verfügung. Mehr Informationen zu den Massenbearbeitungsfunktionen in den Zertifikaten finden Sie unter Zertifikate: Massenbearbeitungsfunktionen.
Über das Kontextmenü des jeweiligen Titels des Zertifikats stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung.
Um ein neues Zertifikat zu erstellen, wählen Sie bitte Ressourcen → Zertifikate → Neues Zertifikat. Der Zertifikats-Assistent öffnet sich.
Wenn eEmpower® beim Ausstellen eines Zertifikates auch eine PDF erstellen soll, müssen Sie zuerst eine Zertifikatsvorlage mit OpenOffice Draw erstellen. Um die Zertifikatsvorlage mit OpenOffice Draw zu erstellen, laden Sie die Beispielvorlage herunter.
Weitere Informationen finden Sie unter Zertifikat mit OpenOffice Draw erstellen.
Stammdaten
Geben Sie zunächst den Titel des Zertifikates ein.
Für die Ausstellung eines Zertifikats wird eine Vorlage im SVG-Format (Scalable Vector Graphics) oder eine Vorlage im PDF-Format benötigt. Das SVG-Dateiformat erhalten Sie, wenn Sie ein Dokument mit Hilfe von OpenOffice Draw, erstellen. Das PDF-Format erstellen mit Hilfe von Open Office (siehe FAQ). Um eine SVG- oder PDF-Datei hochzuladen, klicken Sie im Zertifikats-Assistenten auf dem Reiter Zertifikatsvorlage auf Auswählen.
Legen Sie die Hauptsprache des Zertifikats unter Sprache fest. Soll das Zertifikat in mehreren Sprachen erhältlich sein, müssen Sie es im Übersetzungsbereich übersetzen.
Metadaten
Gültig ab
Wählen Sie ein Datum aus, falls das Zertifikat eine entsprechende Gültigkeit besitzt.
Gültig bis
Wählen Sie ein Datum aus, falls das Zertifikat eine entsprechende Gültigkeit besitzt.
Version
Geben Sie eine Versionsbezeichnung ein, falls das Zertifikat eine Version besitzt.
Anmerkung
Geben Sie hier Notizen für das Zertifikat ein.
Parameter
Wählen Sie entweder unbegrenzt gültig oder Tage und geben Sie dann die Anzahl der Tage nach Ausgabe der Zertifizierung an den Benutzer ein.
Anzeige der Gültigkeit
Legen Sie fest, wie viele Tage vor Ablauf der Gültigkeit dem zertifizierten Benutzer das Gültigkeitsdatum unter Erfolge -> Gültigkeit angezeigt wird.
Manuell erfassbar
Aktivieren Sie das Toggle, wenn dieses Zertifikat durch Teamleiter manuell vergeben und im Mandanten als Zertifikatsvorlage für selbsterstellte Bildungsinventareinträge gewählt werden kann.
Stellen Sie ein, wie viele Tage und wählen Sie aus, ob vor oder nach Ablauf der Gültigkeit der Zertifizierung diese Benachrichtigung versendet werden soll. Setzen Sie ein Häkchen, ob der Zertifikatsbesitzer (Autor), der zertifizierte Benutzer, der Vorgesetzte, der Ausbildungsverantwortliche, ein Nutzer (Nutzer auswählen) oder ein externer Kontakt (Kontakt auswählen) die Benachrichtigung erhalten soll.
Die Metadaten sind reine Informationen für den Autoren. Ihnen sind keine Funktionen hinterlegt.
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Sie können maximal 9999 Tage vor oder nach Ablauf der Gültigkeit des Zertifikates einstellen.
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E-Mail-Adressen werden automatisch in externe Kontakte umgewandelt. Eventuell müssen Sie den generierten Kontakt anpassen (Nutzerverwaltung → Kontaktverwaltung). Externe Kontakte erhalten keine Community-Nachrichten.
In der Tabellenspalte Benachrichtigung wählen Sie Mandanteneinstellung verwenden oder Individuelle Benachrichtigung aus. Ihnen wird dann der Quellpfad der Individuellen Benachrichtigung angezeigt. Weitere Informationen zu Individuellen Benachrichtigungen finden Sie hier.
Gegebenenfalls können Sie die hinzugefügte Benachrichtigung über den Button Entfernen aus der Liste entfernen.
Anbieter
Geben Sie den Anbieter des Zertifikats ein.
Externe Referenz
Geben Sie eine externe Referenz ein. Beachten Sie, dass über die externe Referenz die Zertifikate beim Importieren abgeglichen werden.
Nummernkreis
Um eine fortlaufende Seriennummer für die Zertifizierung zu vergeben, wählen Sie den Button Nummernkreis auswählen. Diese Nummer kann mit der Variablen “serialnumber” in der Zertifizierungs-PDF ausgegeben werden.
Aktiv
Wenn das Zertifikat nicht länger für neue Kurse genutzt werden soll, deaktivieren Sie den Toggle.
Wenn das Zertifikat standardmäßig in der Auswahl für Kurse und Lernobjekte angezeigt werden soll, aktivieren Sie den Toggle.
Inaktive Zertifikate, die noch in vorhandenen Kursfreigaben sind, können weiterhin ausgestellt werden.
Ablaufdatum des Zertifikats
Wählen Sie entweder Kein Ablaufdatum oder geben Sie ein Datum ein, ab wann der Status dieses Zertifikats automatisch auf inaktiv geändert werden soll.
Partnerstatus relevant
Wenn das Zertifikat relevant für den Erhalt eines Partnerstatus sein soll, aktivieren Sie den Toggle.
HR-Personaldossier
Wenn Sie das Zertifikat in das HR-Personaldossier übertragen möchten, aktivieren Sie den Toggle.
Zertifikatsvorlage
Medium
Wählen Sie ein SVG- oder PDF-Medium aus, das Sie für dieses Zertifikat zur Darstellung verwenden möchten. Klicken Sie hierzu auf den Button Auswählen, wählen das entsprechende Medium aus und bestätigen Ihre Auswahl. Gegebenenfalls können Sie die Auswahl über den Button Entfernen entfernen.
Die Auflistung der Lerninhalte wird nur bei PDF-Zertifikatsvorlagen unterstützt. Bei SVG-Zertifikatsvorlagen werden zwar die Inhalte eingefügt, sie können technisch jedoch nicht als Liste dargestellt werden.
In der Ansicht des SVG-Mediums erhalten Sie einen Überblick über die verwendeten Variablen im ausgewählten Zertifikat. Um eine Vorabansicht des Zertifikats in der jeweiligen Sprache zu erhalten, klicken Sie auf Vorschau.
Folgende eEmpower® Variablen können Sie für die individuelle Gestaltung verwenden:
Bitte verwenden Sie nicht folgende Sonderzeichen und Zeichen im Namen für PDF Formularfelder: Unterstrich und Bindestrich sowie Ä, Ö, U wegen Open Office Formatierung. Export- oder Importprobleme könnten durch folgende Zeichen auftreten: Ausrufezeichen, Anführungszeichen, ß, Apostroph, Prozentzeichen, &, , Fragezeichen, /, Komma, Punkt, Doppelpunkt, Semikolon, =, \ und Asterisk.
In der Ansicht des PDF-Mediums erhalten Sie einen Überblick über die verwendeten Formularfelder im ausgewählten Zertifikat. Um eine Vorabansicht des Zertifikats in der jeweiligen Sprache zu erhalten, klicken Sie auf Vorschau.
In der Spalte Texteingabe können Sie den Text der vorhandenen Formularfelder ersetzen.
Beispiel
Eine Variable zum Einfügen des Datums, an dem die Zertifizierung ausgestellt wurde, sieht so aus:
[eempower:var name=startdate]
Um die Variableninhalte auf dem Zertifikat zu zentrieren, können Sie hinter dem Variablennamen einfügen.
[eempower:var name=startdate center]
Als Schriftart bei Variablen stehen nur “Arial” und “Arial Black” zur Verfügung. Statt der Formatierung “fett” nutzen Sie bitte die Schriftart “Arial Black”.
Abhängigkeiten
Direktes Zertifikat
Wenn das Zertifikat einem Benutzer direkt ausgestellt werden soll, sobald eine Ausbildungsmaßnahme erfolgreich absolviert wurde, wählen Sie die Option “Direktes Zertifikat”.
Indirektes Zertifikat
Wenn das Zertifikat nicht durch die Benutzer direkt erreicht werden soll, sondern zur Überprüfung von Grenzwerten dienen soll oder durch die Kombination mehrerer direkter Zertifizierungen erreicht werden soll, wählen Sie die Option “Indirektes Zertifikat”.
Personenabhängigkeit (nur bei indirekten Zertifikaten sichtbar)
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Innerhalb einer Zeile werden Zertifikate mit „Oder“-verknüpft (10 Abhängigkeiten möglich)
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Zeilenübergreifend werden Zertifikate mit „Und“-verknüpft (15 Abhängigkeiten möglich)
Bei personenabhängigen Zertifikaten kann am Zeilenende eine Anzahl angegeben werden, wie viele Zertifikate dieser Zeile mindestens erworben werden müssen, um ein Zertifikat zu erhalten.
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Personenabhängiges Zertifikat erstellen
Bei personenabhängigen Zertifikaten muss eine Person alle Abhängigkeiten erfüllen, um das Zertifikat zu erhalten.
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Personenunabhängiges Zertifikat erstellen (Zertifikat wird keiner bestimmten Person zugeordnet)
Personenunabhängige Zertifikate werden keinem Benutzer zugeordnet, sie werden im System jedoch erstellt, sobald die Abhängigkeiten durch einen einzelnen oder auch verschiedene Benutzer erfüllt worden sind.
Abhängigkeiten
Geben im Feld in der ersten Spalte pro Zeile die Anzahl ein, wie viele Abhängigkeiten erfüllt sein müssen. Um die Abhängigkeit auszuwählen, klicken Sie auf den Button Auswählen und wählen das entsprechende
Zertifikat aus.
Beispiel für eine personenabhängige Zertifizierung:
Um einen besonderen Status bei einem Softwareanbieter zu erhalten (z.B.: Premium Partner) müssen X Personen eines Unternehmens bestimmte Schulungen ablegen. Mit Hilfe von personenunabhängigen Zertifikaten haben Sie die Möglichkeit, dass 10 beliebige Mitarbeiter diese Zertifizierung erhalten und Sie als Autor oder Teamleiter eine Benachrichtigung erhalten, dass Ihr gesamtes Team nun diesen Status erreicht hat.
Grenzwerte
Mit Hilfe von Grenzwerten können Mindestwerte für die Anzahl von Zertifizierungen für einen Mandanten angegeben werden.
Beispiel
Das Partnerprogramm eines Motorenherstellers fordert, dass Wiederverkäufer mindestens fünf zertifizierte Service-Mitarbeiter beschäftigen müssen. Mit Hilfe der Grenzwerte werden automatisch Benachrichtigungen an die definierten Empfänger (siehe Parameter) versendet.
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Minimum
Mindestanzahl von zertifizierten Benutzern eines Mandanten, z.B. 5
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Minimum Hersteller
Mindestanzahl von zertifizierten Benutzern eines Mandanten
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Warnung
Schwellwert für den Versand von Benachrichtigungen, z.B. 5
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Warnung Hersteller
Schwellwert für den Versand von Benachrichtigungen
Wenn Sie Grenzwerte für das jeweilige Zertifikat eingeben, können Sie Mindestanzahlen von zertifizierten Benutzern eines Mandanten sichtbar machen und Schwellenwerte für den Versand von Benachrichtigungen einrichten.
Wenn Sie keine Grenzwerte für das jeweilige Zertifikat eingeben, sind keine Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl von zertifizierten Benutzern eines Mandanten und hinsichtlich Versand von Benachrichtigungen eingerichtet.
Am Ende des Zertifikats-Assistenten wird das Zertifikat gespeichert. Sie können das Zertifikat nun für den Lernpfad verwenden.
Zertifikat mit OpenOffice Draw erstellen
Für die Ausstellung eines Zertifikats wird eine Vorlage im .svg Format (Scalable Vector Graphics) verwendet, die zuvor mit der kostenlosen Office Software OpenOffice 3.0 oder Open Office 4.0.1 erstellt werden muss. Weitere Informationen zu den Open Office Produkten finden Sie auf http://www.openoffice.org/
Hinweis: Bitte verwenden Sie für die Erstellung von eEmpower® Zertifikaten ausschließlich die Version 3.0, 4.0.1 oder höher von OpenOffice.
Export der SVG-Datei
Exportieren Sie die erstellte Vorlage in das .svg Format. Wählen Sie hierzu unter Datei den Menüpunkt „Exportieren…“. Wählen Sie dann SVG als Exportformat aus und geben Sie den gewünschten Dateinamen an, damit die Vorlage gespeichert wird.
Zertifikate ausdrucken
Zertifikate können Sie als Autor den Lernenden zur Verfügung stellen. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Kurs → Parameter → Zertifizierungen.
Wenn Sie Zertifikate als Autor für Ihre Lernenden ausdrucken möchten, so können Sie diese über einen PDF-Link in einem Bericht öffnen und drucken. Nähere Informationen finden Sie unter Berichtswesen → Ressourcen → Zertifikate.