Nutzerverwaltung
Als Autor können Sie – je nach Rechten – Nutzer verwalten. Generell muss hier zwischen zwei unterschiedlichen Vorgehensweisen unterschieden werden. Zum einen können Nutzer mittels manueller Bedienung im System verwaltet werden, generell ist aber auch ein Nutzerimport aus einer externen Datei möglich.
In der Übersicht sehen Sie alle bisher erstellten Nutzer. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe diverser Filter die Ansicht rechts einzuschränken. Mit Klick auf + erweitern Sie die Filtermöglichkeiten. Mit Klick auf den Tabellenkopf können Sie die Ansicht und die Spalten selber konfigurieren, indem Sie über das Kontextmenü “Anzeige der Spalten und Reihenfolge bearbeiten” zum Beispiel “Mandant”,”Letzter Login”, “Bereich”, “Gruppe” oder “Region” auswählen. Wenn Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Benutzernamen eines Benutzers ausführen, können Sie sich außerdem folgende Daten anzeigen lassen: Angemeldete Kursfreigaben, Angemeldete Trainingspläne, Angemeldete Veranstaltungen. Wenn Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Benutzernamen eines Benutzers ausführen, können Sie sich außerdem folgende Daten anzeigen lassen: Angemeldete Kursfreigaben, Angemeldete Trainingspläne, Angemeldete Veranstaltungen oder einen Bericht. Weiterhin können Sie über das Kontextmenü den angeklickten Benutzer bearbeiten oder löschen.
Um auf die Nutzerverwaltung zuzugreifen, klicken Sie bitte auf den entsprechenden Reiter in der Navigationsleiste.
Neuen Nutzertyp anlegen
Weitere Funktionen
Nutzer wiederherstellen oder Nutzer endgültig löschen
Gelöschte Nutzer wiederherstellen oder endgültig löschen
Kontaktverwaltung
Für einen Standort bzw. einen Raum bei einer Präsenzveranstaltung können Sie einen verantwortlichen Ansprechpartner hinterlegen. Da dieser nicht zwingend ein eEmpower® Nutzer sein muss, gibt es die Kontaktverwaltung.
Um einen neuen Kontakt zu erstellen, wählen Sie Nutzerverwaltung → Kontaktverwaltung → Neuer Kontakt.
Berechtigungsgruppen
Über die Berechtigungsgruppen legen Sie fest, welche Teamleiter-, Autoren- und Benutzerrechte den Mitgliedern zugewiesen werden und – in Abhängigkeit vom Nutzertyp – welche verfügbaren Berichte zugewiesen werden. Weiterhin legen Sie anhand einer Auswahl von Heimatmandanten fest, für welche Nutzer und Autoren die Berechtigungsgruppe verfügbar ist. Abschließend können Sie Rollen auswählen, die den Mitgliedern der Gruppe zugewiesen werden.
Weitere Informationen zu Berechtigungsgruppen finden Sie unter Neue Berechtigungsgruppe erstellen.
Mandanten
Passwort-Richtlinien
An Mandanten können Passwort-Richtlinien aktiviert werden. Diese lauten wie folgt:
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Das neue Passwort darf nicht dem bereits abgelaufenen Passwort entsprechen
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Der Benutzername darf nicht als Passwort verwendet werden. Eine Ausnahme ist hier der Benutzerimportassistent
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Ein Ablaufzeitraum kann gesetzt werden, um Passwörter regelmäßig zu aktualisieren
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Aus den vier Zeichengruppen (Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen) kann gewählt werden
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Die Mindestlänge des Passworts für Benutzer und Autoren kann separat bestimmt werden
Zudem wurde ein Generator für sichere Passwörter erstellt.
Um die Passwort-Richtlinien zu aktivieren, wählen Sie Nutzerverwaltung → Mandanten. Danach klicken Sie auf den entsprechenden Mandanten und können auf dem Reiter “Passwort-Richtlinie” die verschiedenen Eckdaten eingeben.
Benutzerprofil
Dieser Bereich ist in der Nutzerverwaltung konfigurierbar, um einzustellen, welche Felder in den persönlichen Daten des Benutzerprofils gesehen und ggfs. bearbeitet werden können.
Bildungsinventar
Bildungsinventareinträge können Sie über eine CSV-Datei importieren. Der Import dieser Datei ist nun um die Spalte “Klassifikationen” erweitert. Weiterhin können Sie die Angabe für den Ort bei allen Arten von Bildungsinventareinträgen frei wählen.
Die Pflichtangaben der Vorlage sind:
username,
title,
type,
startdate,
enddate,
location und
provider.
Um eine neue CSV Datei mit Bildungsinventareinträgen zu importieren, klicken Sie bitte auf Nutzerverwaltung → Bildungsinventar → Importieren.
Importeinstellungen
CSV Datei
Wählen Sie die CSV Datei auf Ihrem Computer aus, die Sie importieren möchten. Die Datei darf in der Spalte “type” folgende Werte enthalten: course, curriculum, certificate und seminar. Bei seminar darf in der Spalte “location” der Ort stehen.
Mandant
Wählen Sie den Mandanten aus, in den die Daten der CSV Datei importiert werden sollen.
Zeichenkodierung
Legen Sie fest, ob die CSV Datei die Zeichenkodierung UTF-8 oder ISO-8859-1 enthält.
Trennzeichen
Bestimmen Sie das Trennzeichen, das in der CSV Datei verwendet wird. Öffnen Sie die Datei z.B. nicht mit Excel, sondern mit dem Editor, so werden die einzelnen Spalten und darin enthaltenen Angaben durch das gewählte Trennzeichen voneinander getrennt. Standardmäßig ist hier der Wert Semikolon; ausgewählt.
Sprache
Legen Sie die Sprache fest, in der die Bildungsinventardaten gespeichert werden sollen.
Übersicht
Statistik zum aktuellen Importvorgang
Dieser Bereich zeigt Ihnen als Übersicht, wie viele Bildungsinventareinträge neu angelegt wurden und welche nicht importiert werden können.
Details zu den Bildungsinventardaten
In der Tabelle sehen Sie die einzelnen Bildungsinventardaten, die importiert wurden bzw. nicht importiert werden konnten. Die Tabellenspalte Hinweis gibt Auskunft darüber, warum ein Datensatz nicht importiert werden konnte (z.B. “Benutzer existiert nicht”) oder weist darauf hin, dass an einer Stelle im Datensatz ein Feld (fälschlicherweise?) leer geblieben ist (z.B. “Das Feld “Benutzername” ist leer.”)
Informationen zum API Benutzerimport
Innerhalb des API Benutzerimportes können Sie Benutzer auf inaktiv setzen, anonymisieren, löschen oder/und endgültig löschen. Hierbei dient Ihnen die Tabelle als Entscheidungshilfe.
Wenn Sie einen Benutzer auf inaktiv setzen, bedeutet dies, dass für diesen Nutzer ein Ablaufdatum besteht. Nach diesem Ablaufdatum kann der Benutzer anonymisiert oder endgültig gelöscht werden. Wenn ein Benutzer inaktiv ist, kann der Account wiederhergestellt werden.
Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Inaktiv“ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.
Ab Version 16.16 können Sie Nutzer auch mit Berechtigungsgruppen (maximal 255 Zeichen) importieren. Autor und Benutzer können hierbei nicht die gleiche Berechtigungsgruppe zugeordnet bekommen.
Weiterhin gelten folgende Bedingungen:
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Wenn ein Benutzer auf “inaktiv” gesetzt wird und ein zugehöriger Autor über den Import erstellt wurde, wird der zugehörige Autor auch auf “inaktiv” gesetzt.
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Wenn ein Autor über den Benutzerimport angelegt wird, weil eine Berechtigungsgruppe im Import hinterlegt ist und diese wieder entfernt wird, so wird der Autor auf “inaktiv” gesetzt.
Weitere Informationen finden Sie im API doc.
Anonymisierung
Wenn Sie einen Benutzer anonymisieren, ist dessen Status inaktiv vor der Anonymisierung. Der Account dieses Benutzers kann nach der Anonymisierung nicht wiederhergestellt werden, weil der Benutzername auch geändert wird.
Anonyme Benutzer sind gleichzeitig inaktiv. Wenn Benutzer an einer Kursfreigabe angemeldet waren, bleiben sie angemeldet, werden aber nicht mehr in der Teilnehmerverwaltung und bei der Anzahl der gefundenen Benutzern in den Teilnehmerregeln angezeigt. Neue Teilnehmerregeln melden keine inaktiven Nutzer an.
Anonymisieren heißt die Benutzerdaten hinsichtlich Login, Vorname, Nachname, Personalnummer, Passwort werden anonymisiert. Alle Daten bleiben erhalten.
Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Anonymisiert und Inaktiv“ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.
Wenn Sie einen Benutzer auf gelöscht markiert setzen, ist für diesen Nutzer ein Löschdatum gesetzt, bis zu dessen Ablauf eine Wiederherstellung möglich ist.
Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Gelöscht markiert“ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.
Wenn Sie einen Benutzer auf endgültig gelöscht setzen, werden sämtliche Daten des Nutzers gelöscht, nur die Forenbeiträge bleiben mit dem Vermerk „Benutzer gelöscht“ erhalten.
Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Endgültig gelöscht“ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.
Weitere Informationen zu den einzelnen Parametern finden Sie in der Dokumentation des API Benutzerimportes.
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Wie kann ich Inhalte und Dateien z.B. Animationen eines ZIP Mediums einbinden (z.B. Animationen) ?Laden Sie das zip-Medium über Lerninhalte → Medien in Ihrer Kategorie hoch. Über einen Rechtsklick auf die Zeile des Mediums öffnet sich ein Kontextmenü: Hier wählen Sie "Informationen" aus Sie befinden sich auf dem Reiter Allgemein. Hier finden Sie die ID des Mediums, sowie die enthaltenen Dateien. Da Sie hieraus noch Informationen benötigen, lassen Sie dieses Fenster am besten im Hintergrund geöffnet. Kopieren Sie die Medien-ID in die Zwischenablage. Gehen Sie zum gewünschten Lernobjekt (hier z. B. Lehrmittel) über Lerninhalte → Lehrmittel. Öffnen Sie den Assistenten durch Klick auf den Titel und rufen die Seite auf, in der Sie die Datei aus dem zip-Medium einbinden möchten. Fügen Sie über den Editor () einen Iframe ein. Folgendes Fenster öffnet sich: Im Feld URL muss immer folgender Aufbau des Links beachtet werden: media/XXXXXXXX,X/de/zip/file/story.html “media” ist immer fix. Für die “X” tragen Sie die in der Zwischenablage liegende Medien-ID ( z.B. “1421832368811_1″) ein. Achtung: den Unterstrich (_) durch ein Komma (,) ersetzen! “de” steht für die Sprache des Mediums. Diese kann selbstverständlich angepasst werden. “zip/file/” ist ebenfalls ein fixer Bestandteil des Links. Die Endung der URL “story.html” entspricht dem Dateinamen aus dem zip-Medium. Diesen können Sie in den Informationen zum Medium noch mal nachschauen. Gehen Sie dafür in das noch geöffnete Fenster mit den Informationen über Ihr Medium und suchen Sie den Namen der Datei heraus, die Sie ansprechen möchten. Geben Sie die Höhe und Breite an. Diese wird in Pixel oder Prozent angegeben. Idealerweise sollte die Größe gewählt werden, in der der Inhalt der ausgewählten Datei erstellt wurde. Bestätigen Sie ihre Eingaben mit OK. Anschließend speichern Sie die Änderungen in Ihrem Lernobjekt. Sie haben Ihre Datei aus einem zip-Medium erfolgreich eingebunden! Hinweis: Die Anleitung kann z.B. zur Einbindung von SCORM-Inhalte genutzt werden. Die Überlieferung von Ergebnissen kann jedoch nur in WBTs (Web Based Trainings) erfolgen, da ausschließlich hier die entsprechenden Schnittstellenfunktionen vorliegen. In anderen Lernobjekten können Sie lediglich die Inhalte darstellen lassen.
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Wie binde ich Youtube Videos in die Lernplattform ein?Um ein Video von der Plattform YouTube an einer beliebigen Stelle in eEmpower® einzubinden (z.B. Lehrmittel oder Kurs-Startseite), benutzen Sie das Editor Plugin „iFrame einbinden“. URL Geben Sie an dieser Stelle die URL Adresse des Videos ein, das Sie einfügen möchten. Unterhalb des YouTube Videos wählen Sie zunächst „Teilen“ aus und anschließend den Reiter „Einbetten“. Kopieren Sie nun den Teil der URL Adresse, der nach scr= steht (Beispiel siehe Screenshot).
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Wie kann ich Zugriffsrechte für bestimmte Kategorien einschränken?Der Kategorienbaum dient der Navigation durch die einzelnen Kategorien. Dieser zeigt die Ablagestruktur der Lerninhalte in eEmpower®. Der Name des Mandanten ist gleichzeitig der Name der obersten Kategorie. Innerhalb des Mandanten können Sie beliebige Unterkategorien erstellen. Die Lerninhalte können so besser strukturiert und geordnet werden.
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Wie kann ich Berichts-Abonnements nutzen?Mit Hilfe von Berichts-Abonnements erhalten Sie automatische Mails für ein effizientes Bildungscontrolling. Ein Berichts-Abonnement legen Sie an, indem Sie in einem Bericht auf den Button “Bericht abonnieren” klicken (Ausnahme: Dynamisches Berichtswesen). Eine Übersicht über Ihre abonnieren Berichte erhalten Sie ebenfalls auf dem Dashboard im Widget “Meine abonnierten Berichte”.
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Wie füge ich eine Dokumentenliste zu einer Veranstaltung hinzu?Um einer Veranstaltung eine Dokumentenliste hinzuzufügen, befolgen Sie bitte diese Schritte: Klicken Sie auf Lerninhalte → Veranstaltungen → Neue Veranstaltung. Der Veranstaltungs-Assistent öffnet sich. Klicken Sie auf dem Reiter “Termine” auf “Veranstaltungstermin erstellen”. Fügen Sie einen Koordinator, Referenten und Veranstaltungsort hinzu und wählen Sie den Reiter Dokumente. Klicken Sie dann auf „Dokument hinzufügen“. Das Mediencenter öffnet sich und Sie können eine bereits hochgeladene Datei auswählen bzw. über den Button „Neues Medium“ eine neue Datei hochladen Nach dem Speichern können Sie die Einstellungen für das Dokument vornehmen (mehr dazu). Drücken Sie danach auf „Übernehmen & Schließen“ Im Veranstaltungs-Assistenten befindet sich nun unter dem Reiter „Dokumente“ die hochgeladene Datei. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf „Veranstaltungstermine anzeigen“, um zu sehen, zu welchem Veranstaltungstermin das Dokument gehört Wechseln Sie nun wieder zurück in den Reiter „Beschreibung“ und wählen Sie „Leere Seite“ bzw. eine gewünschte Designvorlage Im Editor finden Sie nun das Icon für „Dokumente einfügen“. Bestimmen Sie, wie die Veranstaltungsdokumente dem Lerner beim Ansehen der Veranstaltung dargestellt werden sollen (Breite * Höhe / Scrollbalken). Wichtig: Fügen Sie diesen Bereich für die Dokumente nicht hinzu, werden keine Dokumente angezeigt (auch, wenn sie vorhanden sein sollten). Erst wenn Sie registriert sind, werden Ihnen die entsprechenden Dokumente angezeigt. Klicken Sie auf “Speichern” und schließen Sie den Veranstaltungs-Assistenten
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Wie kann ich die Mailvorlagen anpassen?In eEmpower® stehen verschiedene Standard-Mailvorlagen zur Verfügung, die Sie individuell anpassen können. Um einen Mailtext zu bearbeiten, klicken Sie Nutzerverwaltung → Mandanten → Benachrichtigungen. Bitte beachten Sie, dass bei Sprachanpassungen, die Mailtexte für Veranstaltungen z.B. im Inhalts-Mandanten vorgenommen werden müssen, für Kursfreigabe-Mailtexte aber im Benutzer-Mandanten.
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Wie kann ich einen Kurs dauerhaft offen lassen, so dass er nicht zu abgeschlossenen Lereinheiten auf dem Lernplatz wechselt?"Wenn der Kurs mit einem Lehrmittel endet, können Sie unter Einstellungen auf dem Reiter Inhaltseditor im Lehrmittel-Assistenten den Lehrmittelstatus bestimmen. Hier können Sie Abschluss nicht möglich auswählen, d.h. das Lehrmittel kann nicht abgeschlossen werden. Somit kann auch der Kurs nicht abgeschlossen werden.