Nutzerverwaltung

Als Autor können Sie – je nach Rechten – Nutzer verwalten. Generell muss hier zwischen zwei unterschiedlichen Vorgehensweisen unterschieden werden. Zum einen können Nutzer mittels manueller Bedienung im System verwaltet werden, generell ist aber auch ein Nutzerimport aus einer externen Datei möglich.

In der Übersicht sehen Sie alle bisher erstellten Nutzer. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe diverser Filter die Ansicht rechts einzuschränken. Mit Klick auf + erweitern Sie die Filtermöglichkeiten. Mit Klick auf den Tabellenkopf können Sie die Ansicht und die Spalten selber konfigurieren, indem Sie über das Kontextmenü “Anzeige der Spalten und Reihenfolge bearbeiten” zum Beispiel “Mandant”,”Letzter Login”, “Bereich”, “Gruppe” oder “Region” auswählen. Wenn Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Benutzernamen eines Benutzers ausführen, können Sie sich außerdem folgende Daten anzeigen lassen: Angemeldete Kursfreigaben, Angemeldete Trainingspläne, Angemeldete Veranstaltungen. Wenn Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Benutzernamen eines Benutzers ausführen, können Sie sich außerdem folgende Daten anzeigen lassen: Angemeldete Kursfreigaben, Angemeldete Trainingspläne, Angemeldete Veranstaltungen oder einen Bericht. Weiterhin können Sie über das Kontextmenü den angeklickten Benutzer bearbeiten oder löschen.

Um auf die Nutzerverwaltung zuzugreifen, klicken Sie bitte auf den entsprechenden Reiter in der Navigationsleiste.

Neuen Nutzertyp anlegen

Neuer Benutzer

Wie erstelle ich einen neuen Benutzer?

Neuer Autor

Wie erstelle ich einen neuen Autor?

Weitere Funktionen

Nutzer löschen

Löschen Sie Benutzer und Autoren.

Nutzer wiederherstellen oder Nutzer endgültig löschen

Gelöschte Nutzer wiederherstellen oder endgültig löschen

Passwort ändern

Ändern Sie das Passwort des Nutzers.

Importieren

Importieren Sie neue Nutzer.

Zusammenführen

Führen Sie bestehende Benutzer zusammen

Kontaktverwaltung

Für einen Standort bzw. einen Raum bei einer Präsenzveranstaltung können Sie einen verantwortlichen Ansprechpartner hinterlegen. Da dieser nicht zwingend ein eEmpower® Nutzer sein muss, gibt es die Kontaktverwaltung.

Um einen neuen Kontakt zu erstellen, wählen Sie Nutzerverwaltung → Kontaktverwaltung → Neuer Kontakt.

Neuer Kontakt

Erstellen Sie einen neuen Kontakt

Berechtigungsgruppen

Über die Berechtigungsgruppen legen Sie fest, welche Teamleiter-, Autoren- und Benutzerrechte den Mitgliedern zugewiesen werden und – in Abhängigkeit vom Nutzertyp – welche verfügbaren Berichte zugewiesen werden. Weiterhin legen Sie anhand einer Auswahl von Heimatmandanten fest, für welche Nutzer und Autoren die Berechtigungsgruppe verfügbar ist. Abschließend können Sie Rollen auswählen, die den Mitgliedern der Gruppe zugewiesen werden.
Weitere Informationen zu Berechtigungsgruppen finden Sie unter Neue Berechtigungsgruppe erstellen.

Neue Berechtigungsgruppe

Erstellen Sie eine neue Berechtigungsgruppe

Mandanten

Passwort-Richtlinien

An Mandanten können Passwort-Richtlinien aktiviert werden. Diese lauten wie folgt:

Das neue Passwort darf nicht dem bereits abgelaufenen Passwort entsprechen
Der Benutzername darf nicht als Passwort verwendet werden. Eine Ausnahme ist hier der Benutzerimportassistent
Ein Ablaufzeitraum kann gesetzt werden, um Passwörter regelmäßig zu aktualisieren
Aus den vier Zeichengruppen (Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen) kann gewählt werden
Die Mindestlänge des Passworts für Benutzer und Autoren kann separat bestimmt werden

Zudem wurde ein Generator für sichere Passwörter erstellt.

Um die Passwort-Richtlinien zu aktivieren, wählen Sie Nutzerverwaltung → Mandanten. Danach klicken Sie auf den entsprechenden Mandanten und können auf dem Reiter “Passwort-Richtlinie” die verschiedenen Eckdaten eingeben.

Benutzerprofil

Dieser Bereich ist in der Nutzerverwaltung konfigurierbar, um einzustellen, welche Felder in den persönlichen Daten des Benutzerprofils gesehen und ggfs. bearbeitet werden können.

Benutzerprofil erstellen

Erstellen Sie ein Benutzerprofil.

Bildungsinventar

Bildungsinventareinträge können Sie über eine CSV-Datei importieren. Der Import dieser Datei ist nun um die Spalte “Klassifikationen” erweitert. Weiterhin können Sie die Angabe für den Ort bei allen Arten von Bildungsinventareinträgen frei wählen.

Die Pflichtangaben der Vorlage sind:
username,
title,
type,
startdate,
enddate,
location und
provider.

Um eine neue CSV Datei mit Bildungsinventareinträgen zu importieren, klicken Sie bitte auf Nutzerverwaltung → Bildungsinventar → Importieren.

Importeinstellungen

CSV Datei

Wählen Sie die CSV Datei auf Ihrem Computer aus, die Sie importieren möchten. Die Datei darf in der Spalte “type” folgende Werte enthalten: course, curriculum, certificate und seminar. Bei seminar darf in der Spalte “location” der Ort stehen.

Mandant

Wählen Sie den Mandanten aus, in den die Daten der CSV Datei importiert werden sollen.

Zeichenkodierung

Legen Sie fest, ob die CSV Datei die Zeichenkodierung UTF-8 oder ISO-8859-1 enthält.

Trennzeichen

Bestimmen Sie das Trennzeichen, das in der CSV Datei verwendet wird. Öffnen Sie die Datei z.B. nicht mit Excel, sondern mit dem Editor, so werden die einzelnen Spalten und darin enthaltenen Angaben durch das gewählte Trennzeichen voneinander getrennt. Standardmäßig ist hier der Wert Semikolon; ausgewählt.

Sprache

Legen Sie die Sprache fest, in der die Bildungsinventardaten gespeichert werden sollen.

Übersicht

Statistik zum aktuellen Importvorgang

Dieser Bereich zeigt Ihnen als Übersicht, wie viele Bildungsinventareinträge neu angelegt wurden und welche nicht importiert werden können.

Details zu den Bildungsinventardaten

In der Tabelle sehen Sie die einzelnen Bildungsinventardaten, die importiert wurden bzw. nicht importiert werden konnten. Die Tabellenspalte Hinweis gibt Auskunft darüber, warum ein Datensatz nicht importiert werden konnte (z.B. “Benutzer existiert nicht”) oder weist darauf hin, dass an einer Stelle im Datensatz ein Feld (fälschlicherweise?) leer geblieben ist (z.B. “Das Feld “Benutzername” ist leer.”)

Informationen zum API Benutzerimport

Innerhalb des API Benutzerimportes können Sie Benutzer auf inaktiv setzen, anonymisieren, löschen oder/und endgültig löschen. Hierbei dient Ihnen die Tabelle als Entscheidungshilfe.

Wenn Sie einen Benutzer auf inaktiv setzen, bedeutet dies, dass für diesen Nutzer ein Ablaufdatum besteht. Nach diesem Ablaufdatum kann der Benutzer anonymisiert oder endgültig gelöscht werden. Wenn ein Benutzer inaktiv ist, kann der Account wiederhergestellt werden.

Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Inaktiv“ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.

Ab Version 16.16 können Sie Nutzer auch mit Berechtigungsgruppen (maximal 255 Zeichen) importieren. Autor und Benutzer können hierbei nicht die gleiche Berechtigungsgruppe zugeordnet bekommen.

Weiterhin gelten folgende Bedingungen:

Wenn ein Benutzer auf “inaktiv” gesetzt wird und ein zugehöriger Autor über den Import erstellt wurde, wird der zugehörige Autor auch auf “inaktiv” gesetzt.
Wenn ein Autor über den Benutzerimport angelegt wird, weil eine Berechtigungsgruppe im Import hinterlegt ist und diese wieder entfernt wird, so wird der Autor auf “inaktiv” gesetzt.

Weitere Informationen finden Sie im API doc.

Anonymisierung

Wenn Sie einen Benutzer anonymisieren, ist dessen Status inaktiv vor der Anonymisierung. Der Account dieses Benutzers kann nach der Anonymisierung nicht wiederhergestellt werden, weil der Benutzername auch geändert wird.

Anonyme Benutzer sind gleichzeitig inaktiv. Wenn Benutzer an einer Kursfreigabe angemeldet waren, bleiben sie angemeldet, werden aber nicht mehr in der Teilnehmerverwaltung und bei der Anzahl der gefundenen Benutzern in den Teilnehmerregeln angezeigt. Neue Teilnehmerregeln melden keine inaktiven Nutzer an.

Anonymisieren heißt die Benutzerdaten hinsichtlich Login, Vorname, Nachname, Personalnummer, Passwort werden anonymisiert. Alle Daten bleiben erhalten.

Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Anonymisiert und Inaktiv“ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.

Wenn Sie einen Benutzer auf gelöscht markiert setzen, ist für diesen Nutzer ein Löschdatum gesetzt, bis zu dessen Ablauf eine Wiederherstellung möglich ist.

Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Gelöscht markiert“ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.

Wenn Sie einen Benutzer auf endgültig gelöscht setzen, werden sämtliche Daten des Nutzers gelöscht, nur die Forenbeiträge bleiben mit dem Vermerk „Benutzer gelöscht“ erhalten.

Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Endgültig gelöscht“ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.

Weitere Informationen zu den einzelnen Parametern finden Sie in der Dokumentation des API Benutzerimportes.